KLAUZULA INFORMACYJNA DLA KONTRAHENTÓW w związku z Centralnym Rejestrem Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz – w przypadku pozyskania danych osobowych w sposób inny niż bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą – art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w związku z zawarciem, realizacją i rozliczeniem umowy jest Miejsko-Gminna Biblioteka Publiczna w Lubrańcu, z siedzibą przy pl. dr. M. Szulca 1, 87-890 Lubraniec, adres poczty elektronicznej: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..

W zakresie informacji o umowie zamieszczanych w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, zwanym dalej „CRU JSFP”, administratorem danych jest Dyrektor Miejsko-Gminnej Biblioteki Publicznej w Lubrańcu, jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych.

2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych:

• za pośrednictwem poczty elektronicznej: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.,
• pisemnie na adres siedziby Administratora, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:

1. podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz zawarcia, wykonania i rozliczenia umowy – jeżeli jest Pani/Pan stroną umowy będącą osobą fizyczną, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, wynikających w szczególności z przepisów dotyczących finansów publicznych, rachunkowości, podatków, zamówień publicznych oraz archiwizacji dokumentacji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. udostępniania i aktualizowania informacji o umowie w CRU JSFP, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 34a i art. 34b ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
4. zapewnienia kontaktu, reprezentacji kontrahenta oraz prawidłowej realizacji umowy – jeżeli jest Pani/Pan pracownikiem kontrahenta, członkiem jego organu, pełnomocnikiem, przedstawicielem albo osobą wskazaną do kontaktu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na zapewnieniu właściwej komunikacji i realizacji umowy;
5. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z zawarciem lub realizacją umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Obowiązek udostępniania informacji w CRU JSFP dotyczy umów spełniających warunki określone w ustawie o finansach publicznych, zawartych od 1 lipca 2026 roku.

4. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

Administrator może przetwarzać następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych:

1. imię i nazwisko;
2. nazwę prowadzonej działalności gospodarczej;
3. adres zamieszkania, prowadzenia działalności, siedziby lub adres do korespondencji;
4. numer NIP, REGON oraz inne dane identyfikacyjne wymagane przepisami prawa;
5. adres poczty elektronicznej i numer telefonu;
6. stanowisko, funkcję oraz informacje dotyczące umocowania do reprezentowania kontrahenta;
7. numer rachunku bankowego oraz inne dane finansowe i rozliczeniowe;
8. informacje dotyczące zawarcia, przedmiotu, wartości, okresu obowiązywania, wykonania, zmiany, rozliczenia i zakończenia umowy.

W CRU JSFP udostępnia się w szczególności numer i datę zawarcia umowy, okres jej obowiązywania, oznaczenie stron, przedmiot i wartość umowy, informację o sposobie finansowania oraz status umowy. Nie udostępnia się informacji, których jawność podlega ograniczeniu na podstawie przepisów o dostępie do informacji publicznej.

5. Źródło danych osobowych

Jeżeli Pani/Pana dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana, mogły zostać przekazane Administratorowi przez:

1. kontrahenta będącego stroną umowy;
2. osobę uprawnioną do reprezentowania kontrahenta;
3. pracodawcę lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje;
4. pełnomocnika lub osobę uczestniczącą w przygotowaniu albo realizacji umowy;
5. publicznie dostępne rejestry, w szczególności Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej, Krajowy Rejestr Sądowy lub inne urzędowe źródła danych.

6. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

1. pracownicy i inne osoby upoważnione przez Administratora;
2. podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi informatyczne, prawne, księgowe, bankowe, pocztowe, serwisowe lub archiwizacyjne;
3. organy administracji publicznej, organy kontroli, sądy oraz inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa;
4. Minister Finansów oraz podmioty zapewniające funkcjonowanie i obsługę techniczną systemu CRU JSFP;
5. każda osoba korzystająca z publicznie dostępnego CRU JSFP – w zakresie informacji o umowie podlegających ustawowej jawności.

CRU JSFP jest rejestrem jawnym, umożliwiającym każdemu wyszukiwanie i przeglądanie zamieszczonych w nim informacji o umowach.

7. Okres przechowywania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:

1. przez okres niezbędny do zawarcia, wykonania, rozliczenia i zakończenia umowy;
2. po zakończeniu umowy – przez okres wynikający z przepisów dotyczących rachunkowości, podatków, zamówień publicznych, archiwizacji dokumentacji oraz obowiązujących u Administratora przepisów kancelaryjnych i archiwalnych;
3. przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
4. w CRU JSFP – przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym umowa przestała obowiązywać.

Po upływie wskazanego okresu informacje o umowie są usuwane z CRU JSFP.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Pani/Panu:

1. prawo dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia danych niekompletnych;
3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych – w przypadkach określonych w RODO;
4. prawo do usunięcia danych – w przypadkach określonych w RODO;
5. prawo do przenoszenia danych – jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w sposób zautomatyzowany;
6. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – jeżeli podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawo do usunięcia danych, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w szczególności obowiązku udostępniania informacji w CRU JSFP.

W celu realizacji swoich praw może się Pani/Pan skontaktować z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych.

9. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa.

10. Podanie danych osobowych

Podanie danych osobowych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie, realizację lub rozliczenie umowy.

Podanie danych wymaganych przepisami prawa jest obowiązkowe. Udostępnienie określonych informacji o umowie w CRU JSFP stanowi obowiązek prawny i nie wymaga uzyskania od Pani/Pana odrębnej zgody.

W przypadku osób reprezentujących kontrahenta lub wskazanych do kontaktu podanie danych jest niezbędne do zapewnienia komunikacji i prawidłowej realizacji umowy.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

Ze względu na publiczny i internetowy charakter CRU JSFP informacje zamieszczone w rejestrze mogą być przeglądane również przez osoby korzystające z Internetu poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym nie będą podlegały profilowaniu, o którym mowa w art. 22 RODO.